W systemie widnieją paragony/faktury detaliczne o statusie „Utworzona/y”, dokumenty wystawione zostały z datą wcześniejszą. Jakie kroki powinienem wykonać w przypadku pojawienia się takich dokumentów?

Strona główna / FAQ / Zagadnienia techniczne – administracja: obsługa systemu z poziomu przeglądarki / W systemie widnieją paragony/faktury detaliczne o statusie „Utworzona/y”, dokumenty wystawione zostały z datą wcześniejszą. Jakie kroki powinienem wykonać w przypadku pojawienia się takich dokumentów?

W przypadku pojawienia się dokumentu o statusie „Utworzony”, który został utworzony w innym dniu niż go zauważono, należy zweryfikować wartość sprzedaży z całego dnia widoczną w systemie (paragony i faktury detaliczne) względem łącznej wartości dokumentu otrzymanego z drukarki fiskalnej „Raport stanu dobowy” na punkcie POS.


Wartość sprzedaży POSonline jest wyższa niż łączna należność raportu

Weryfikacja:

  1. Paragon:
    zakładka Finanse ⟶ Paragon ⟶ przycisk Paragon:
    1. wskazanie „Data sprzedaży”,
    2. wskazanie „Oddział”.
    Ustawienie filtrów – uzyskanie widoku sprzedaży z wybranego dnia na danym punkcie
  2. Faktura detaliczna:
    zakładka Finanse ⟶ Faktura sprzedaży ⟶ przycisk Faktury sprzedaży - Detal:
    1. wskazanie „Data sprzedaży”,
    2. wskazanie „Oddział”.
    Ustawienie filtrów – uzyskanie widoku sprzedaży z wybranego dnia na danym punkcie
  3. Zsumowanie wartości brutto paragonów i faktur detalicznych, dla przykładu: 84 + 0 = 84 PLN.
  4. Weryfikacja łącznej należności na wydruku: 79 PLN.
    Weryfikacja wartości sprzedaży na raporcie dobowym
  5. Opcjonalnie: Zweryfikować ilość dokumentów w systemie, dla przykładu 5 + 0 = 5 (paragon + faktura), następnie porównać z ilością dokumentów na wydruku (dla przykładu równa 4).
    Weryfikacja ilości wydrukowanych dokumentów - dane widoczne na raporcie dobowym

Postępowanie/Rozwiązanie:

W związku z przeprowadzoną weryfikacją widać, że utworzony w systemie paragon nie został zafiskalizowany. W takim przypadku należy skontaktować się z punktem sprzedaży POS w celu zafiskalizowania dokumentu.

Uwaga! Znacznik TEMP informuje nas o niedokończonej fiskalizacji, w przypadku pustego pola z numerem fiskalnym najprawdopodobniej zaprzestano dalsze tworzenie dokumentu i nie podjęto próby fiskalizacji.

Po zafiskalizowaniu dokument otrzyma numer fiskalny (zgodny z numerem w dniu jego ostatecznej fiskalizacji) oraz zostanie „Zaakceptowany”. Po zakończeniu sprzedaży i wydruku raportu dobowego ze sprzedaży uwzględniona zostanie w nim kwota z wydrukowanego paragonu – utworzonego w systemie w innym (wcześniejszym) dniu.

Efekt końcowy widoczny w systemie - pojawienie się właściwego numeru fiskalnego oraz zmiana statusu na „Zaakceptowany”
 

Wartość sprzedaży POSonline zgadza się z łączną wartością raportu

Weryfikacja:

  1. Paragon:
    zakładka Finanse ⟶ Paragon ⟶ przycisk Paragon:
    1. wskazanie „Data sprzedaży”,
    2. wskazanie „Oddział”.
    Ustawienie filtrów – uzyskanie widoku sprzedaży z wybranego dnia na danym punkcie
  2. Faktura detaliczna:
    zakładka Finanse ⟶ Faktura sprzedaży ⟶ przycisk Faktury sprzedaży - Detal:
    1. wskazanie „Data sprzedaży”,
    2. wskazanie „Oddział”.
    Ustawienie filtrów – uzyskanie widoku sprzedaży z wybranego dnia na danym punkcie
  3. Zsumowanie wartości brutto paragonów i faktur detalicznych, dla przykładu: 79 + 0 = 79 PLN.
  4. Weryfikacja łącznej należności na wydruku: 79 PLN.
    Weryfikacja wartości sprzedaży na raporcie dobowym
  5. Opcjonalnie: Zweryfikować ilość dokumentów w systemie, dla przykładu 4 + 0 = 4 (paragon + faktura), następnie porównać z ilością dokumentów na wydruku (dla przykładu równa 4).
    Weryfikacja ilości wydrukowanych dokumentów - dane widoczne na raporcie dobowym

Postępowanie/Rozwiązanie:

W związku z przeprowadzoną weryfikacją widać, że utworzony w systemie paragon został zafiskalizowany i uwzględniony w raporcie dobowym. W takim przypadku należy nadać mu kolejny numer fiskalny oraz zmienić jego status na „Zaakceptowany”.

  • Nadanie kolejnego numeru fiskalnego: zaznaczenie wiersza z dokumentem, skorzystanie z przycisku [Ustaw numer fiskalny], podanie kolejnego numeru – w przykładzie będzie to „2/46” (weryfikacja poprzedzającego numeru fiskalnego i następnego) – zatwierdzenie wprowadzonych danych przyciskiem [OK].
    Usunięcie znacznika TEMP - nadanie kolejnego numeru fiskalnego
  • Zmiana statusu dokumentu na „Zaakceptowany” przez osobę zarządzającą systemem w firmie:
    • Sposób 1: skorzystanie z przycisku koła znajdującego się na końcu wiersza wybranego dokumentu – widoczna zmiana statusu w kolumnie „Status”.
      Zatwierdzenie dokumentu - skorzystanie z przycisku znajdującego się na końcu wiersza weryfikowanej pozycji
    • Sposób 2: zaznaczenie wiersza z dokumentem, skorzystanie z przycisku [Dokument], przycisk [Zmień status], wybranie „Zaakceptowany”, przycisk [OK] – po odświeżeniu strony widoczny będzie zaktualizowany status.
      Zatwierdzenie dokumentu - skorzystanie z przycisku [Zmień status] dostępnego po skorzystaniu z [Dokument]

Rezultat/Efekt końcowy:

Prawidłowo zatwierdzony dokument - posiada status „Zaakceptowany” i numer fiskalny