Generowanie pokrycia magazynowego na sprzedane towary

System POSonline pozwala na dostosowanie modelu sprzedaży odpowiedniego dla Twojej firmy. W przypadku prowadzenia magazynu istotny jest stały wgląd w dostępne ilości towarów na punktach sprzedażowych POS. Pozwala to na kontrolowanie zamówień, a to wiąże się ze stałym dostępem towarów na Twoim punkcie i zadowoleniem klientów. Dzięki bogatej konfiguracji systemu możliwe jest m.in. określenie:

• czy podczas fiskalizacji paragonu/faktury detalicznej system ma generować automatycznie pokrycie magazynowego na sprzedane pozycje (A),
• czy sprzedaż odbywać się ma jedynie w momencie posiadania towaru na magazynie – brak towaru oznacza brak możliwości wystawienia dokumentu sprzedaży (B).

Poniżej zrzut przedstawiający wspomniane ustawienia. Lokalizacja: zakładka System ⟶ Konfiguracja ⟶ Konfiguracja systemu. Jak widać możemy ustawić jednocześnie jedną i drugą opcję czy też wyłączyć obie lub ustawić je tak ja na załączonym zrzucie.

W przypadku ustawienia automatycznego generowania pokrycia w chwili fiskalizacji i posiadania towaru na magazynie POSonline nie musimy się przejmować niczym więcej – pozostaje nam kontrolować stan magazynowy i domawiać kolejne produkty od dostawców.

Natomiast konfiguracja przedstawiona na zrzucie mogłaby zostać zastosowana, gdy:

• towar jest dostarczany na punkt sprzedaży POS bezpośrednio od dostawcy (pominięcie Centrali – brak wprowadzenia dokumentu zakupu do POSonline przed dostarczeniem produktów na punkt POS),
• do systemu nie wprowadzono jeszcze dokumentu zakupu produktów – wprowadzony zostanie przez pracownika biura z kilkugodzinnym, jednodniowym lub nawet kilkudniowym opóźnieniem,
• w przypadku posiadania towaru na punkcie POS (fizyczny produkt), sprzedawany jest on klientom od momentu odebrania zamówienia od dostawcy przez pracownika: dzięki tworzonym dokumentom fiskalnym w systemie widnieje informacja o sprzedanych towarach (indeksach towarowych),
• towar dostępny w magazynie POSonline, automatyczne zdjęcie produktu ze stanu.

Jeżeli sytuacje opisane w powyższych punktach są Ci znane zapraszamy do zapoznania się z dalszą częścią wpisu, gdzie omówiona zostanie funkcjonalność generowania pokrycia na dokumentach sprzedaży, w przypadku gdy towar nie znalazł się na stanie magazynowym POSonline w chwili sprzedaży.

---

Stan magazynowy – weryfikacja

Po przyjęciu towaru do systemu POSonline jego stan możesz sprawdzić w zakładce Magazyn ⟶ Stany ⟶ Stan magazyn.

---

Dokumenty fiskalne – paragony i faktury detaliczne

Wgląd w status i stan paragonów możesz otrzymać m.in. poprzez wejście w zakładkę Finanse ⟶ Paragon ⟶ Paragon; natomiast faktury sprzedaży detalicznej dostępne są w zakładce Finanse ⟶ Faktura sprzedaży ⟶ Faktury sprzedaży – Detal.

W przypadku omówionego wcześniej przypadku – sprzedanie towaru, który znajduje się na stanie magazynowym systemu – po wejściu w dokumenty należy zwrócić uwagę na kolumnę „Wartość magazynowa”. Wyświetlenie wartości informuje nas o koszcie sprzedanych produktów, na które system wygenerował pokrycie magazynowe. W przypadku pustej komórki nie nastąpiło ściągnięcie towaru z magazynu POSonline dla żadnego ze sprzedanych towarów.

W celu wygenerowania pokrycia na zafiskalizowane paragony należy otworzyć wybrany dokument. Ukaże Ci się zakładka z „Pozycjami” sprzedanymi, po przejściu do zakładki „Pozycje magazynowe” otrzymasz dostęp do podglądu towarów wydanych z magazynu.

Następnie należy skorzystać z przycisku [POS] znajdującego się pod głównym MENU, dalej z przycisku [Generuj pokrycie]. Nastąpi przeładowanie strony – w zakładce „Pokrycie magazynowe” widnieć będą towary odpowiadające pozycjom z pierwszej zakładki.

Uwaga! Jeżeli w skład sprzedawanego towaru wchodzi kilka pozycji magazynowych (surowców/elementów kompletu) w zakładce „Pozycje magazynowe” widnieć będą składniki receptur/elementy kompletów zdefiniowanych podczas tworzenia indeksów towarowych w POSonline.

Po powrocie do widoku dokumentów widzimy pojawienie się wartości magazynowej dla całego dokumentu.

Po przejściu do zakładki Magazyn ⟶ Stany ⟶ Stan magazyn, otrzymamy wgląd w aktualnie dostępne ilości produktów – zwiększone po przyjęciu towaru na magazyn, następnie pomniejszone poprzez wygenerowanie pokrycia wykonane automatycznie po fiskalizacji bądź też przez użytkownika po skorzystaniu z funkcji.

---

Faktura sprzedaży VAT

Wgląd w status i stan faktury sprzedaży VAT możesz otrzymać m.in. poprzez wejście w zakładkę Finanse ⟶ Faktura sprzedaży ⟶ Faktury sprzedaży VAT.

Podobnie jak w przypadku dokumentów fiskalnych, w przypadku konieczności wygenerowania pokrycia magazynowego danego dokumentu należy go otworzyć, następnie skorzystać z przycisku [POS] ⟶ Generuj pokrycie. W zakładce „Pozycje magazynowe” pojawią się towary zaciągnięte z magazynu POSonline.

Po wejściu w zakładkę Magazyn ⟶ Stany ⟶ Stan magazyn, otrzymamy wgląd w aktualnie dostępne ilości produktów – zwiększone po przyjęciu towaru na magazyn, następnie pomniejszone poprzez wykonane wygenerowanie pokrycia.

---

Funkcja generowania pokrycia magazynowego na wszystkich dokumentach sprzedaży

Przedstawiony wcześniej sposób ręcznego generowania pokrycia sprawdza się w przypadku małej ilości dokumentów. Zdając sobie sprawę z możliwych ilości wystawianych dokumentów wyposażyliśmy system POSonline w funkcję „Generuj pokrycie”, która ma wpływ na wszystkie dokumenty oddziału (punktu sprzedażowego POS) w zadanym przez użytkownika okresie.

W celu skorzystania z funkcji – po uprzednim przyjęciu towaru w systemie dokumentami zakupu – należy przejść do zakładki POS, następnie w sekcji Dokumenty skorzystać z przycisku [Generuj pokrycie].

Użytkownikowi ukaże się opcja możliwości wskazania przedziału czasowego, dla którego ma zostać wykonane pokrycie – automatycznie po wejściu w funkcję system ustawia pierwszy i ostatni dzień miesiąca (np. czas obowiązywania okresu rozrachunkowego). Dodatkowo domyślnie aktywowana jest opcja „Zaznacz wszystkie” oddziały.

Przycisk [Generuj] powoduje opracowanie wszystkich dokumentów sprzedażowych w zadanym okresie. Strona zostaje przeładowana – użytkownikowi ukazuje się lista z opracowanymi numerami dokumentów paragonów i faktur.

Jeżeli pokrycie ma zostać wykonane jedynie na wybrany dzień ustawiamy taką samą datę w polu „Od” i „Do. Następnie odznaczamy pole „Zaznacz wszystkie” i wskazujemy jedynie wybrany przez siebie oddział/oddziały. Podobnie jak przy wszystkich oddziałach nastąpi przeładowanie strony i wyświetlenie komunikatu z listą numerów paragonów i faktur wystawianych przez wskazane oddziały w danym dniu, które zostały opracowane pod względem pokrycia magazynowego.

Po przejściu do dokumentów zauważymy, że pojawiły się wartości magazynowe przy każdym z dokumentów – poniżej przykład paragonów omawianych na początku wpisu. Przy czym zaznaczyć trzeba, że w omawianej konfiguracji systemu pokrycie generowane jest jedynie w przypadku zafiskalizowanych dokumentów fiskalnych – w przypadku ostatniego paragonu wystawionego w oddziale Kraków widzimy, że paragon został jedynie utworzony, zaś sam jego wydruk nie nastąpił, np. z powodu rezygnacji z zakupu przez klienta jeszcze przed fiskalizacją paragonu.

Na powyższym zrzucie widać także brak wygenerowania pokrycia magazynowego dla oddziału Olsztyn – dzieje się tak, ponieważ podczas korzystania z ogólnej funkcji generowania pokrycia na oddział nie został on uwzględniony (celowe działanie w celu przedstawienia zależności pomiędzy danymi na dokumentach i zastosowaniem wspomnianej funkcji).

W przypadku wygenerowania pokrycia magazynowego na oddziałach, na których prowadzona była sprzedaż zgodnie z założeniem będziemy widzieć aktualizację ilości stanów magazynowych danego oddziału. Dla zobrazowania poniżej przedstawiono zestawienie wartości magazynowych dokumentów sprzedaży wspominanych wcześniej we wpisie oraz porównanie stanu magazynu przed i po skorzystaniu z funkcji generowania pokrycia.

Uwaga! Aby wygenerowanie pokrycia magazynowego było możliwe należy pamiętać o nadaniu uprawnień symbolowi dokumentu do danego magazynu (lokalizacja: zakładka System ⟶ Konfiguracja ⟶ Symbol dokumentu ⟶ otworzenie szczegółów wybranego symbolu (ikona folderu na końcu wiersza) ⟶ zakładka Magazyn ⟶ [Ustaw]). W przeciwnym przypadku po skorzystaniu z opcji [Generuj pokrycie] nastąpi przeładowanie strony, przy czym zakładka „Pozycje magazynowe” pozostanie pusta.

---

Do zalet systemu POSonline przy prowadzeniu sprzedaży i gospodarki magazynowej zaliczyć możemy:

• możliwość dostosowania konfiguracji sprzedaży do potrzeb punktu POS,
• poza konfiguracją ogólną – obowiązywanie ustawień na wszystkich oddziałach – istnieje możliwość ustawienia spersonalizowanych opcji dla poszczególnych oddziałów/użytkowników,
• możliwość prowadzenia sprzedaży, gdy sam dokument zakupu nie został jeszcze wprowadzony do systemu – brak stanu magazynowego POSonline,
• dwa sposoby generowania pokrycia magazynowego – bezpośrednio w konkretnym dokumencie sprzedaży lub wskazując oddział i okres (wszystkie dokumenty wystawiane w oddziale),
• oszczędność czasu, w przypadku dużej ilości generowanych dokumentów, dzięki opcji generowania pokrycia na oddział/okres,
• informacja zwrotna ze strony systemu po skorzystaniu z funkcji generowania pokrycia – wgląd w „Pozycje magazynowe” lub widoczna lista z numerami dokumentów,
• rzeczywisty wgląd w stan magazynu, po ściągnięciu towaru z magazynu automatycznie aktualizowana jest baza stanów magazynowych.

POSonline – podejmuj właściwe decyzje!