POSonline blog

Funkcja otwartych paragonów

Jeden z modułów programu POSonline – Sprzedaż 3.0 – wyposażony został w funkcję pozwalającą na otwieranie kilku paragonów na jednym urządzeniu przez użytkownika. Pozwala to na przyspieszenie obsługi klientów czy też prowadzenie otwartego rachunku klienta, za który zapłaci on pod koniec wizyty w Twoim lokalu.

Funkcjonalność otwartych paragonów może być przydatna, gdy:

  • na punkcie sprzedaży POS znajduje się tylko jedno urządzenie umożliwiające wystawianie paragonów/faktur, dodatkowo na punkcie pracuje więcej niż jeden pracownik,
  • zdarza się, że sprzedawane towary przed wydaniem klientowi należy odpowiednio przygotować – np. pokrojenie, zważenie, zapakowanie lub zabranie odpowiedniej ilości z pojemnika zbiorczego z towarem, *
  • specyfika lokalu wiąże się z przyjęciem zamówienia od klienta, podczas jego obecności w lokalu może on domawiać kolejne pozycje do rachunku.

* W przypadku zbieżności podpunktu pierwszego i drugiego wydłuża się czas obsługi kolejnego klienta.

Jeżeli chociaż jeden z powyższych przykładów pasuje do specyfiki Twojej firmy, funkcjonalność otwartych paragonów jest właśnie dla Ciebie.

Jak wgląda to w praktyce?

Zachęcamy do zapoznania się z dalszą częścią wpisu, gdzie przedstawione zostaną możliwe konfiguracje oraz omówiona zostanie sama funkcjonalność z uwzględnieniem aplikacji mobilnej oraz danych wyświetlanych w czasie rzeczywistym z poziomu biura (wgląd w stan utworzonych i zapisanych oraz zafiskalizowanych już dokumentów).

Otrzymując dostęp do POSonline możesz zdecydować czy chcesz korzystać z opcji otwartych paragonów – co więcej, w trakcie użytkowania systemu, w dowolnej chwili możesz dezaktywować bądź ponownie aktywować opcję możliwości zapisu paragonów w trakcie ich wystawiania. Konfiguracja POSonline pozwala na dostosowanie programu do Twoich aktualnych potrzeb.

Poniżej dwa sposoby konfiguracji systemu z wykorzystaniem funkcji:

  1. funkcja aktywowana w podstawowej konfiguracji systemu, dodatkowo możliwość wyłączenia opcji dla wybranych użytkowników (punktów sprzedaży),
    Efekt: na większości punktów funkcja będzie wykorzystywana, na kilku punktach pracownicy nie będą wystawiać takich dokumentów.
  2. funkcja dezaktywowana w podstawowej konfiguracji systemu, opcja aktywowana wyłącznie dla wybranych użytkowników (punktów sprzedaży).
    Efekt: na większości punktów funkcja nie będzie wykorzystywana, na kilku punktach pracownicy będą mieli dostęp do tworzenia tego typu dokumentów w systemie i ich późniejszej fiskalizacji.

Pracownik po zalogowaniu się do aplikacji mobilnej i otworzeniu modułu Sprzedaż 3.0 otrzyma klasyczny interfejs sprzedaży, gdzie wskazuje pozycje wybrane przez klienta określając ich ilość, po czym wyświetlane są one w sekcji podsumowania dokumentu „Pozycje”.

Tworzenie paragonu w module „Sprzedaż 3.0”– dodanie pozycji do dokumentu

Dodatkową opcją odróżniającą standardową Sprzedaż 3.0 od Sprzedaży 3.0 z aktywowaną funkcją otwartych paragonów są przyciski [Zapisz] i [Wczytaj] znajdujące się w dolnej części ekranu.

Przyciski dostępne po aktywowaniu funkcji umożliwiającej zapisywanie paragonów nazywana w tekście „Funkcją otwartych paragonów”

Po skorzystaniu z przycisku [Zapisz] użytkownikowi pojawi się okno „Zapisz dokument”, gdzie widnieje wartość pozycji uwzględnionych na paragonie, dodatkowo na tym etapie wskazać może sposób płatności – w przypadku braku wyboru do paragonu zostanie tymczasowa forma płatności ustawiona w konfiguracji systemu jako domyślna. W polu „Opis” podana powinna zostać charakterystyczna informacja dla wystawianego dokumentu, może to być np. numer stolika czy ew. informacja o produkcie przygotowywanym do wydania (wspomniane wcześniej ważenie, krojenie, pakowanie etc.). Następnie zapisuje on dokument w systemie korzystając z przycisku [Zapisz dokument].

Zapisywanie dokumentu, bez fiskalizacji – możliwość powrotu do edycji paragonu/jego późniejszej fiskalizacji

Uwaga! To właśnie informacja podana w opisie stanowić będzie kluczową podpowiedź dla pracownika podczas późniejszego zaczytywania dokumentu w celu jego dokończenia i fiskalizacji.

W przypadku podglądu dokumentów z biura (zakładka Finanse ⟶ [Paragony]) zauważyć można, że zapisany paragon otrzymał w nazwie , które w momencie fiskalizacji otrzyma kolejny numer dokumentu zgodny z kolejnością tworzenia dokumentów w systemie. Dodatkowo widzimy tu informacje wprowadzone w polu „Opis” podczas zapisywania paragonu przez pracownika obsługującego sprzedaż na POSie.

Wgląd do zapisanych paragonów – możliwość weryfikacji dokumentów przez osoby znajdujące się w biurze/Centrali

Uwaga! Po zapisaniu dokumentu nastąpi automatyczne przeładowanie widoku z pozycjami w aplikacji mobilnej, można wystawiać kolejny dokument, który zafiskalizujemy od razu lub także zapiszemy tymczasowo w POSonline.

Automatyczne otworzenie się okna ze sprzedażą po zapisaniu dokumentu – możliwość wystawienia kolejnego dokumentu, który można zafiskalizować lub zapisać jak poprzedni dokument

W celu dokończenia wystawiania zapisanego wcześniej dokumentu pracownik punktu POS korzysta z przycisku [Wczytaj]. Otwarte zostaje dodatkowe okno „Wczytaj dokument”, z którego to wybierany jest zapisany wcześniej paragon – jak wspominano wcześniej poza datą dokumentu widnieje tu także kwota produktów znajdujących się na dokumencie oraz wprowadzony przez pracownika „Opis”.

Wczytanie zapisanego paragonu – widok listy wszystkich zapisanych dokumentów (w dniu wystawienia dokumentów)

Po wskazaniu dokumentu i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem [OK] w aplikacji pojawia się dodatkowy komentarz informujący o statusie dokumentu – „Dokument edytowany”. 

Wskazanie paragonu, który należy ponownie otworzyć i przejść do jego edycji – zaczytane dokumenty posiadają informację o edycji razem z opisem wprowadzonym przez pracownika

Po dodaniu kolejnych pozycji paragon może zostać ponownie zapisany lub bezpośrednio zafiskalizowany.

Dodanie kolejnej pozycji; możliwość dalszego zapisu lub zakończenia rachunku klienta

Uwaga! W przypadku kolejnego zapisania tego samego dokumentu pracownikowi ukaże się okno „Zapisz dokument” z uzupełnionym wcześniej  opisem – nie ma konieczności wprowadzania ponownie danych, oczywiście można je zaktualizować w przypadku pojawienia się takiej potrzeby.

Jeżeli obsługa klienta dobiega końca – możemy wystawić dokument fiskalny i pobrać opłatę za wyświadczone usługi - pracownik korzysta z przycisku [Zatwierdź dokument], wskazuje/aktualizuje formę płatności, decyduje czy wystawiony zostanie paragon (pozostawienie pola „NIP” pustego) czy też faktura detaliczna (wpisanie  numeru NIP w polu „NIP”). Następnie zatwierdza dokument i zajmuje się jego fiskalizacją.

Wybór formy płatności, określenie czy wystawiony zostać ma paragon czy też faktura detaliczna. Fiskalizacja dokumentu

W momencie zafiskalizowania dokumentu pracownik biura poprzez wgląd w stan dokumentów może zauważy, że zmienił się status paragonów – z „Utworzony” na „Zaakceptowany”, nadany został numer fiskalny, zniknął wprowadzony wcześniej opis, jeżeli towar znajdował się na magazynie wykonane zostanie pokrycie magazynowe (wyświetlenie wartości magazynowej).

Dane widoczne w biurze po zakończonej fiskalizacji dokumentu – nadanie numeru dokumentu, wyczyszczenie pola z opisem

Uwaga! W przypadku podania numeru NIP w ostatnim oknie sprzedaży, w systemie zamiast paragonu zostanie utworzona faktura detaliczna – nastąpi zniknięcie dokumentu tymczasowego – o nazwie posiadającej – widocznego wcześniej po wejściu w paragony (zakładka Finanse ⟶ [Paragony]).



Podstawową zaletą funkcji jest usprawnienie sprzedaży i możliwość wystawienia jednego dokumentu sprzedaży – uniknięcie fiskalizacji kilku paragonów podczas jednego pobytu klienta w Twoim lokalu.

Kolejnym aspektem jest łatwość obsługi funkcji czy też patrząc z innej perspektywy możliwość ograniczenia infrastruktury sprzętowej na punkcie POS – jeżeli przygotowanie zamówienia wymaga chwili czasu rozpoczęta może zostać obsługa następnego klienta, a wszystko to odbywa się na jednym urządzeniu.

W przypadku rozbudowanej infrastruktury sprzętowej na punkcie POS/w Twoim lokalu i posiadaniu na przykład dwóch stanowisk, istnieje także możliwość dokończenia zapisanego dokumentu przez drugiego pracownika obsługującego drugie stanowisko.

POSonline – podejmuj właściwe decyzje!